เคล็ดลับประชุมยังไงให้ได้งาน – ปรับรูปแบบใหม่ให้ จบไว งานเดิน

     คำถามแรกก่อนที่จะจัดประชุมสักครั้งขึ้นมา คือการย้อนกลับมาถามตัวเองก่อนว่า เราจัดประชุมนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร เพราะต้นเหตุหลายๆ ครั้งที่ทำให้การประชุมเสียเวลาเปล่าที่สุดก็คือการจัดประชุมขึ้นมาโดยที่แต่ละคนที่เข้าประชุมไม่รู้เลยว่าการประชุมนี้มีความสำคัญต่อพวกเขา หรือทีม หรือองค์กรอย่างไร ดังนั้นจุดประสงค์ของการประชุมจึงนับว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ที่จะเป็นตัวบอกเป้าหมายของการประชุม ทิศทางที่มันจะดำเนินไป รวมถึงความคาดหวังของผลลัพธ์ที่จะออกมา ไม่ว่าจะเป็น

• การระดมไอเดียเพื่อคิดสิ่งใหม่ๆ เช่น สินค้า บริการ หรือแคมเปญการตลาด 
• รวมพลคนมาแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น หรือกำลังจะเกิดว่าจะรับมืออย่างไร
• ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร สรุปการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น
• การนัดกันเพื่ออัพเดทโปรเกรสต่างๆ ของงานแต่ละคนว่าอยู่ในขั้นไหนแล้ว

     รวมไปถึงจุดประสงค์อื่นๆ อีกมากมาย ที่ต้องสามารถบอกปลายทางได้ว่า หลังประชุมจบแล้วนั้น จะต้องได้อะไรกลับมาบ้าง และหากไม่มีการประชุมที่กำลังจะจัดในครั้งนี้ ทุกอย่างจะยังสามารถเดินหน้าได้เหมือนเดิมหรือไม่ ปัญหาต่างๆ จะได้รับการแก้ไขหรือเปล่า ซึ่งหากคิดแล้วก็ยังไม่พบประโยชน์ก็ควรยกเลิกการประชุมที่ว่า แล้วเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่มีประโยชน์ดีกว่า

     แต่หากคิดว่าสิ่งเหล่านั้นมีความจำเป็นจะต้องทำการสื่อสารกับคนอื่นๆ อาจจะต้องลองมองไปถึงทางเลือกต่างๆ ที่เรามีอยู่ ว่าหากเราไม่ได้จัดประชุมเราจะทำอะไรได้อีกบ้างที่จะลดเวลา และรบกวนผู้เข้าร่วมประชุมได้น้อยกว่านี้ เช่น อาจจัดเป็นแค่ Stand Up Meeting สั้นๆ สำหรับการ Catch Up พัฒนาการต่างๆ ของโปรเจค หรือ Video Call กันแค่สั้นๆ พอ หรือกระทั่งการแจ้งข่าวสารที่ไม่ได้มีอะไรซับซ้อน และคิดว่าทุกคนน่าจะเข้าใจตรงกันได้ ก็อาจใช้การสรุปผ่านทาง Email ก็พอ อีกทั้งในส่วนการ Update งานของแต่ละคนก็สามารถใช้ Sharing Excel ให้ทุกคนระบุงานที่ตัวเองทำอยู่กับสิ่งที่กำลังจะทำต่อไป พร้อมกับรายละเอียดไปก็ได้ ซึ่งหากปรับไปตามทางเลือกเช่นนี้ได้ก็น่าจะลดเวลาในการประชุมไปได้มาก

     นอกจากนี้ก่อนหน้าที่จัดประชุมนั้น ไม่ใช่เพียงแต่คนนำการประชุมเท่านั้นที่จะต้องเข้าใจว่า เราจะเข้าประชุมกันไปเพื่ออะไร หรือเป้าหมายการประชุมคืออะไร แต่ควรจะเป็นทุกๆ คนที่เข้าร่วมการประชุมที่ต้องเข้าใจในส่วนนี้ เพื่อให้เห็นภาพรวมของการประชุมว่าจะเกี่ยวข้องกับเรื่องใด และผู้เข้าร่วมนั้นจะสามารถจัดเตรียมข้อมูลในส่วนนี้มาก่อนได้อย่างไรบ้าง ซึ่งแนวทางนี้นอกจากจะทำให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกันแล้ว การเห็น Goal ของการประชุมของทุกคน ยังน่าจะช่วยให้เมื่อเกิดการประชุมที่ออกนอกเรื่องไป ผู้ประชุมทุกคนก็จะเห็นว่ามันไม่ได้เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราต้องการ และช่วยกันปรับให้การประชุมนั้นกลับมาบรรลุจุดประสงค์เดิมที่มีได้